Wie moderne Unternehmen Gespräche festhalten, auswerten und nutzbar machen – auch am ganz normalen Telefon
In vielen Unternehmen ist Microsoft Teams längst gesetzt.
Meetings werden dort geplant, durchgeführt, transkribiert und dokumentiert.
Zusammenfassungen, Aufgaben, Entscheidungen – alles nachvollziehbar.
Das ist für viele schon Standard.
👉 Aber:
Was fast immer außen vor bleibt, sind klassische Telefonate.
- Anrufe auf Handy- oder festnetznummern
- Gespräche mit Kund:innen, Partnern oder Dienstleistern
- kurze, aber entscheidende Abstimmungen
Und genau dort geht weiterhin täglich Wissen verloren.
Meetings sind sauber dokumentiert – Telefonate oft nicht
Viele Unternehmen sagen zu Recht:
„In Meetings haben wir das Thema Dokumentation im Griff.“
Stimmt.
Aber die Realität sieht häufig so aus:
- Das wichtigste Gespräch des Tages war kein Meeting, sondern ein Anruf
- Entscheidungen wurden spontan am Telefon getroffen
- Technische Details wurden „mal eben“ geklärt
Und danach?
- Keine strukturierte Doku
- Keine saubere Übergabe
- Keine verlässliche Grundlage
Nicht, weil es egal ist –
sondern weil Telefonate lange technisch abgehängt waren.
Genau hier setzt Microsoft Teams Telefonie mit Copilot an
Mit Microsoft Teams Telefonie werden klassische Telefonate – also echte Anrufe auf Mobil- oder Festnetznummern – direkt in Teams geführt.
Und in Kombination mit Microsoft Copilot passiert etwas Entscheidendes:
Ein ganz normales Telefonat wird zu dokumentiertem Wissen.
Nicht theoretisch.
Nicht kompliziert.
Sondern im Alltag.
Wichtig: Es geht hier explizit um Telefonate – nicht um Meetings
Das ist ein zentraler Punkt.
- Meetings → machen viele Unternehmen bereits mit Transkription
- Telefonate → genau darum geht es hier
Also:
- eingehende Anrufe
- ausgehende Gespräche
- auf echte Rufnummern
- keine geplanten Termine
Kurz: das klassische Telefon, nur modern gedacht.
So läuft ein Telefonat mit Teams & Copilot ab
1. Der Anruf
Ein Kunde ruft an.
Oder du rufst aktiv raus.
- ganz normale Rufnummer
- kein Meeting-Link
- kein zusätzlicher Prozess
Die Transkription wird bewusst aktiviert.
Transparent.
2. Nach dem Auflegen: Struktur statt Gedächtnis
Nach dem Gespräch erstellt Copilot automatisch:
- eine strukturierte Zusammenfassung
- erkannte Themen und Schwerpunkte
- Aufgaben & nächste Schritte
Und jetzt der entscheidende Mehrwert:
Du kannst das Telefonat gezielt abfragen.
Zum Beispiel:
„Gib mir alle Informationen zur besprochenen Schnittstelle, sodass ich sie direkt dokumentieren kann.“
Die Antwort basiert nur auf diesem Anruf.
Keine Annahmen.
Kein KI-Fantasie-Wissen.
Warum das für Unternehmen ein echter Gamechanger ist
🔹 Telefonate werden endlich gleichwertig behandelt
Meetings und Telefonate landen auf demselben Wissensniveau.
🔹 Keine Zettel, keine privaten Notizen
Informationen sind zentral, nachvollziehbar und teamfähig.
🔹 Dokumentation entsteht automatisch
Nicht perfekt formuliert – aber vollständig und sofort nutzbar.
🔹 Mehr Fokus im Gespräch
Keine Ablenkung durch Mitschreiben.
Besonders stark in diesen Situationen
- Support-Telefonate
- technische Rückfragen
- Projektabstimmungen
- Entscheidungsfindungen „zwischen Tür und Angel“
Gerade dort, wo es schnell gehen muss,
entsteht oft das wertvollste Wissen.
Datenschutz & Transparenz – bewusst geregelt
Datenschutz ist kein Nebenthema – sondern Voraussetzung.
Transparente Ansage
Sobald eine Transkription oder Aufzeichnung aktiviert wird:
- hören externe Gesprächspartner automatisch eine Systemansage
- interne sehen einen klaren Hinweis
Speicherort & Kontrolle
- Audioaufzeichnungen liegen in der Regel im OneDrive der aufzeichnenden Person
- Transkripte und Copilot-Zusammenfassungen sind direkt dem Gespräch zugeordnet
Warum wir bei elbcloud genau darauf setzen
Wir arbeiten selbst vollständig in Microsoft Teams.
Meetings werden bei uns grundsätzlich transkribiert.
Der nächste logische Schritt war:
Warum sollten Telefonate schlechter behandelt werden als Meetings?
Mit Teams Telefonie und Copilot schließen wir genau diese Lücke:
- einheitliche Plattform
- einheitliche Dokumentation
- einheitlicher Wissensstandard
Fazit
Unternehmen dokumentieren heute Meetings sehr gut.
Aber die entscheidenden Gespräche passieren oft am Telefon.
Wer auch diese Telefonate:
- bewusst erfasst
- strukturiert auswertet
- und nutzbar macht
schafft:
- weniger Missverständnisse
- bessere Übergaben
- höhere Qualität
- und nachhaltiges Wissen
Telefonate sind kein Randthema.
Sie sind ein zentraler Wissenskanal.
Automation First. Zeit für das Wesentliche.
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