Viele Unternehmen, die bereits SharePoint oder OneDrive für ihre Dokumentenverwaltung nutzen, arbeiten oft noch mit alten Office-Dateien in Formaten wie .doc, .xls oder .ppt. Gerade Vorlagen wie alte Briefköpfe, Rechnungsformulare oder Projektpläne stammen oft aus früheren Office-Versionen. Doch wenn Sie Ihre Dateien weiterhin in diesen alten Formaten speichern, verschenken Sie viele Vorteile, die das Zusammenspiel mit SharePoint oder OneDrive bietet.
Indem Sie Ihre Dateien in die neuen Formate (.docx, .xlsx, .pptx) umwandeln, verbessern Sie nicht nur die Kompatibilität, sondern profitieren von schnelleren Ladezeiten, besserer Zusammenarbeit und erhöhter Sicherheit – besonders, wenn Sie bereits cloudbasierte Tools wie SharePoint und OneDrive nutzen.
Vorteile:
Optimierte Zusammenarbeit in der Cloud
Die modernen Office-Formate sind speziell für cloudbasierte Plattformen wie SharePoint und OneDrive optimiert. Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne dass es zu Konflikten oder Versionsproblemen kommt. Alte Dateien im .doc- oder .xls-Format bieten diese nahtlose Zusammenarbeit oft nicht und schränken die Möglichkeiten der Echtzeitbearbeitung ein.
Bessere Dateigröße und Performance
Die neuen Formate wie .docx oder .xlsx komprimieren die Daten besser, was zu kleineren Dateien führt. Das bedeutet schnellere Ladezeiten und effizienteres Speichern – ideal, wenn Dateien direkt in SharePoint oder OneDrive abgelegt und von mehreren Personen genutzt werden.
Versionsverlauf
SharePoint und OneDrive bieten eine leistungsstarke Versionsverwaltung, die es Ihnen ermöglicht, frühere Versionen eines Dokuments wiederherzustellen oder Änderungen nachzuverfolgen. In den alten Dateiformaten ist diese Funktion jedoch oft eingeschränkt. Wenn Sie Ihre Dateien in das moderne Format umwandeln, können Sie den Versionsverlauf umfassend nutzen und jederzeit zu einem früheren Stand des Dokuments zurückkehren – eine unschätzbare Hilfe, wenn mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten.
Erweiterte Funktionen und Features
In der Cloud-Umgebung von SharePoint oder OneDrive möchten Sie vielleicht moderne Office-Funktionen wie neue Diagrammtypen, SmartArt oder erweiterte Formatierungen verwenden. Alte Formate unterstützen diese Funktionen oft nicht. Durch die Umstellung auf das neue Format stehen Ihnen alle Funktionen der neuesten Office-Version uneingeschränkt zur Verfügung.
Langfristige Zukunftssicherheit
Microsoft entwickelt seine Cloud- und Office-Dienste kontinuierlich weiter. Ältere Dateiformate könnten in zukünftigen Updates oder Funktionen möglicherweise nicht mehr vollständig unterstützt werden. Durch die Umstellung auf moderne Formate stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente langfristig zugänglich und kompatibel bleiben.
Wie man alte Office-Dateien in SharePoint oder OneDrive erkennt und umwandelt
Alte Dateien erkennen (ohne auf die Dateierweiterung zu achten):
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Beim Öffnen einer Datei: Wenn Sie eine Datei in Word, Excel oder PowerPoint öffnen und der Hinweis „Kompatibilitätsmodus“ erscheint, handelt es sich um ein altes Format. Dies schränkt die Nutzung neuer Funktionen ein, besonders bei der Zusammenarbeit über SharePoint oder OneDrive.
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Fehlende moderne Features: Falls bestimmte Funktionen wie neue Diagramme oder Formatierungen fehlen oder die Zusammenarbeit im Team nicht reibungslos funktioniert, könnte es sein, dass die Datei noch im alten Format gespeichert ist.
So wandeln Sie alte Dateien in SharePoint oder OneDrive um:
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Datei öffnen: Öffnen Sie die alte Datei, die im „Kompatibilitätsmodus“ vorliegt, in Ihrer Office-Anwendung (Word, Excel, PowerPoint).
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Speichern als neues Format:
- Klicken Sie oben links auf „Datei“.
- Wählen Sie „Speichern unter“.
- Wählen Sie den Speicherort innerhalb von SharePoint oder OneDrive aus und ändern Sie den Dateityp auf das neue Format, z. B. „Word-Dokument (.docx)“, „Excel-Arbeitsmappe (.xlsx)“ oder „PowerPoint-Präsentation (.pptx)“.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
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Datei ohne Kompatibilitätsmodus nutzen: Nach dem Speichern im neuen Format können Sie die Datei optimal in SharePoint oder OneDrive verwenden und alle Funktionen voll ausschöpfen.
Durch die Umstellung auf die neuen Office-Formate in Ihrer Cloud-Umgebung verbessern Sie die Zusammenarbeit, die Performance und die Sicherheit Ihrer Dokumente nachhaltig.
Geht das auch einfacher?
Wenn Sie IT-Affin sind, können Sie auch Powershell benutzen, um eine automatisierte Umwandlung vorzunehmen. Wichtig ist, dass Office bereits in der neuesten Version installiert ist.
Bitte nicht ohne vorheriges Backup anwenden. Wir übernehmen hierfür keine Garantie.
Wann dürfen wir Sie upgraden?
Ein Telefonat oder Meeting in Teams würde uns dabei helfen, dies schnell herauszufinden. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf ein erstes Kennenlernen.